2019年度に『月刊総務』の「総務の引き出し（広報）」に、広報の基礎知識をご紹介する連載を寄稿しました。
内容を一部加筆・修正して掲載します。
文章力は、ビジネスパーソンの基盤となるスキルです。広報の仕事では、とくに文章力が必要です。今号から複数回に分けた文章力の「誌上講座」で強化を図りましょう。
広報の仕事で文章を作成する機会
みなさんは「広報」というと、どのような文章を作成するイメージが浮かぶでしょうか。おそらく、社内・社外への情報発信ツールの作成にあたり、興味を引いたり、魅力が伝わるようにしたりする文章作成を思い浮かべるのではないかと思います。
右記のような広報ツール作成時の文章作成を含めて、広報における文章作成は大きく３つの機会があります。
①広報ツール作成時の文章作成
②社内外の人との連絡・調整時の文章作成
③取材等の記録を速やかに社内共有する文章作成
「①」は、いわば「広報専門スキル」と言えるでしょう。プレスリリースの作成、社内報の記事作成、会社案内、ホームページ、ＳＮＳなどのライティングなど、広報の仕事は文章作成の機会が多いです。
一方、「②」や「③」は、必ずしも広報に限ったものではなく「汎用スキル」ですがこの２つはとても大切です。
広報の仕事は、外から見ると華やかなイメージがありますが、実際は地味。根回しや調整ばかりです。社内報作成で言えば、社内の人に原稿執筆を依頼する。報道対応で言えば、記者の取材依頼を踏まえて、社内の主管部に協力依頼をする。かつては電話が連絡手段の中心でしたが、メールによる連絡が多くなっています。相手に何をして欲しいのかを明確にし、相手を動かす・協力を得るための文章を書く機会が頻繁にあります。
「③」については、記者会見や取材対応が多い広報組織では頻度が多いでしょう。会見や取材の説明内容・質問をメモにして、迅速に社内の関係各所に共有します。一言一句を拾う速記ではなく、やりとりの中から枝葉の説明を除外して「幹」のメモをつくり、速やかに情報共有することが求められます。
どのような「文章力」が必要か
一般的に「文章力」というと、表現方法や書き方を想起することでしょう。たとえば一文を短くする、助詞に気をつける、興味を惹きつけるキャッチをつくる等です。「①」「②」「③」は目的が異なるので、求められる表現方法や書き方が異なります。「②」で例を挙げれば、社内報の企画として社員に寄稿を依頼する場合、その人にお願いをした理由・背景や読者にとって価値ある情報になることなどを書くと円滑に進みます。このように、文章力という言葉から連想しやすいのは、「アウトプット」段階のテクニックです。こうしたテクニックの習得は大事ですが、テクニックを学ぶだけでは、広報の仕事で文章を「書ける」ようにはなりません。
プレスリリースを例にしてみましょう。例えば、プレスリリースのリード文の書き方や箇条書きが良い等のテクニックを学んだとします。ところが、そもそもネタを客観的にとらえ、どこにニュースバリューがあるのかを認識できなければ、プレスリリースを書けません。書こう・書きたいと思っても、物理的に「固まってしまう」ことでしょう。仮に、自分の頭の中で「ニュースバリューはこれだ」と認識できたとしても、相手である記者にニュースバリューが伝わらなければ「書ける」とは言えません。データや時流などの要素を加えたり、競合の情報を付与したりすることもあるでしょう。 プレスリリース（①）を例にしましたが、②や③でも同様です。広報で文章を書く際には、文章を書くテクニックとは別の要素が不可欠なのです。（文章を書くテクニックについても次号以降で扱いますので、安心してください）
広報の仕事で文章を書くために
そもそも文章とは、伝わることが必須要件です。ここで言う「伝わる」とは、読み手が頭の中で何らかのことをイメージできるかどうか。プレスリリースで言えば記者が「記事を書けそうだ」と思い浮かばなければ意味がないものになってしまいます。広告やチラシ等であれば、読み手が買ったら楽しそう・便利に使えそう・かわいくなれそうなどのイメージが生まれるか。取材メモであれば取材時のやりとりの様子が浮かぶか。広報では、こうした文章の質が求められます。
記者・広報実務・広報支援の３つの立場を経験した私なりに、広報の「文章力」を図に整理しました。広報における「文章力」はアウトプット段階の表現技法を指すものだけではないと考えた方がよいでしょう。
そもそも情報を受信する「インプット」の段階があります。先ほどのプレスリリースの例で言えば、自社目線という主観を排してネタを社会目線から客観的に認識し、特徴がどこにあるのかを捉えることが必要です。受信した情報は自分の頭の中にしかないので、書き言葉にしたり情報要素を付加したり、相手がイメージできるように翻訳する作業が必要になります（これがスループット）。最後に、文章表現や書き方のテクニック。ここで初めてリード文の書き方や箇条書きが良いといったテクニックに価値が生まれるのです。
次号以降で、段階別のスキルアップ法や、アウトプットの段階でのテクニックをご紹介します。