文章力 – 株式会社タンシキ　広報コンサルティング

広報スキルアップ講座　文章力④

2019年度に『月刊総務』の「総務の引き出し（広報）」に、広報の基礎知識をご紹介する連載を寄稿しました。
内容を一部加筆・修正して掲載します。

広報業務で必要な文章力の構成（図）に沿って、スキルアップの方法をご紹介しています。前回までは、情報を受信する段階では常に客観性が必要、次に、受信した頭の中にある情報を相手に伝わるように「翻訳」することが大切といった内容でした。一般的な「文章力」のイメージとは異なるものだったはずです。

みなさんは学校教育で文章を作成する機会は多くあったはずです。ところが、学校教育の文章作成は生活指導の要素を多分に含んでいます。文章作成の段階を意識して習った人は少ないでしょう。その意味では、社会に出るまで文章作成をしっかりと習った人は少なく、魅力的な文章は書けなくて当たり前のことなのです。

広報業務で必要な文章力は、決して「スラスラと書ける」ことを目指すものではありません。「スラスラ信仰」はやめましょう。表現したいことと向き合い、文章と向き合う。正しく情報が伝わるように（情報の受け手と共通認識ができるように）、細部までこだわりぬいて文章を書く。今号では、細部までこだわりぬくための表現技法のポイントを押さえておきましょう。

広報で必要な文章力～表現技法

いよいよアウトプットの段階です。この最終段階では、大きく３つのフェーズがあります。

文章を書くときに意識したいこと
文章を磨きこむときに意識したいこと
校正のときに意識したいこと

それぞれ確認していきましょう。

文章を書くときに意識したいこと

一般的に「文章の書き方」と言われるものです。この基本を徹底しましょう。文章力に関する本は数多ありますので、詳細は本に譲ることとし、ここでは広報の仕事でとくに意識したい３つに絞ってポイントをご紹介します。

一文を短くする

一文が長くなると、読み手が混乱しやすくなります。いつのまにか主語と述語が呼応しなくなっていたり、情報量が多くなって言いたいことが埋もれてしまったりします。一文はできるだけ短くしましょう。

事実と意見を分ける

広報業務では、魅力を表現しようと思うあまり、事実と意見が混ざった文章を書いてしまいがちです。注意しましょう。事実と意見が混ざった文章は、読み手が共感しにくくなったり、魅力が伝わりにくくなったりします。

たとえば、「多くの研究者が推薦しているこの教科書は五千円と安かった」という文章があったとします。教科書が五千円だったという事実と、自分にとっては安いと思ったという意見が混ざっています。内容を問わず本が五千円すること自体を「高い」と思う人もいるでしょう。その人にとっては、共感できません。

事実と意見を分けてみましょう。「この教科書は多くの研究者が推薦している。値段は五千円だった。内容が充実していて参考になったので安いと思った」という表現にするといかがでしょうか。多くの研究者が推薦しているという事実。５千円したという事実。自分にとっては内容が充実していて値段以上だったという意見。事実と意見を分けることで、魅力が伝わりやすくなるのです。

修飾語の並べ方

　商品やサービスの魅力を表現する場合、修飾語が複数になることがあります。この場合、修飾語の並べ方を工夫しましょう。具体的には、長い修飾語から短い修飾語にすると、読み手が情報を受け取りやすくなります。

たとえば「新しい会員向けのＡ社でデザインされたスーツです」という表現があったとします。「新しい」が「会員」と「スーツ」のどちらのことを指しているのか分かりにくいですね。このような場合、長い修飾語から短い修飾語の順番に変えてみましょう。「Ａ社でデザインされた会員向けの新しいスーツです」。このように修飾語の並べ方を意識すると、特長が伝わりやすくなります。

文章の磨き込み

　文章は、一部を削ったり、文章の構造そのものを組み立て直したり、磨き込む作業をしましょう。一般的に編集や推敲と言われる作業です。ここでは、印を付けながら文章全体をしっかりと読み直す方法をおすすめします。具体的には、文章を読みながら主語、述語などに以下の印を付けます。

・主語＝〇で囲む

・述語＝線を引く

・接続＝□で囲む

・名詞・もの・こと＝<　>で囲む

・強調＝～を付ける

印を付けながら読むと、強調すべきポイントを強調できているか、文章全体の構造に違和感がないか、文章と文章の接続で論理破綻がないか等を確認できます。

校正するとき

　誤字・脱字を確認する校正は、「読み直し」ではなく「間違い探し」をするものです。誤字・脱字の漏れが多い人は、「流し読み」で満足してしまっている場合が多いです。読み直すことと誤字・脱字がないかをチェックすることは姿勢が大きく異なります。最低でも「黙読」（声を出さずに読むこと）、できれば「音読」（声に出して読み上げること）をしましょう。音読すると、誤字・脱字のチェック漏れを減らすことができます。一文字一文字読み上げながら、校正しましょう。

広報スキルアップ講座　文章力③

広報で必要な文章力～翻訳段階

広報業務で必要な文章力は、単に文章の表現技法を磨けばよいものではありません。大前提として情報を受信する「インプット」の段階があります。前回、この段階で必要となる受信スキル向上のために、新聞の１面アタマ記事を使ったトレーニング方法をご紹介しました。今号では、「スループット」の段階を確認していきましょう。

翻訳作業の必要性（伝わるとは？）

広報の世界では、オウンドメディアという言葉が使われ出した十年ほど前に、「伝える」と「伝わる」という２つの言葉の使い分けが流行りました。

「伝える」は、自社が発信したいことをまるで一方通行のように発信すること。読み手に伝わったのかどうかを考慮できていない状態を指しています。

人間に例えてみましょう。大声で「自分は気遣いができることが魅力です！」と叫んでいるような人がいたとします。そもそも必死すぎて余裕がなく魅力的ではないですが、内容面で言えば「どのような気遣いを指しているのか」が読み手にとっては分かりません。気遣いができるという評価自体も主観なので読み手は到底、納得できませんね。

一方の「伝わる」。読み手に情報がしっかりと伝わった状態を指します。書き手と読み手に共通認識ができた状態です。

先ほどの必死なアピール例でいえば、まず、「気遣いができる」が何を指しているのか分かりませんでした。気遣いと言った場合に、悩んでいる人に対して相手がアドバイスを受け止めやすいように自分の経験談を通じて助言をすることが得意だと言いたいのか、逆に相手が聞かれたくないようなミスをした場合にはあえて声をかけないようにしてあげたりすることをできることを言いたいのか。「気遣い」の要素を明示しなければ、読み手と共通認識はできません。結果的に、読み手に気遣いがあるとは思ってもらえないのです。こうした翻訳作業が必要です。

口頭での会話と文章の違いはこの翻訳作業にあると言っても過言ではありません。会話の場面であれば、「私は気遣いができます！」とアピールしたとしても、相手が「どういうこと？」「たとえば？」などと聞いて会話のキャッチボールができます。情報の要素が徐々に集まるので、次第に共通認識ができあがります。

ところが、文章ではこうしたキャッチボールはできません。読み手に伝わるようにするためには、情報の要素を的確に捉えて言葉にしなければいけないのです。このような「アタマの中にある情報を、他人に伝えるために書き言葉に翻訳する作業」が大切なのです。これが文章作成のスループットです。

翻訳力の向上方法

では、翻訳力の向上方法をご紹介しましょう。翻訳力を上げるためには、大きく２つのアプローチが有効です。

分析的に表現する
客観的に表現する

まずは「①分析的に表現する」です。先ほどの「気遣い」の例がちょうど良いでしょう。気遣いという言葉には多様な要素が含まれています。気遣いの要素を分解したうえで、書き手が読み手に伝えたい「気遣い」が何なのかを明確にしましょう。ここでは、気遣いの要素を色々と考えたうえで、最終的に「悩んでいる人に対して相手がアドバイスを受け止めやすいように自分の経験談を通じて助言をすることが得意」だと伝えたい、ことにしましょう。

つぎに「②客観的に表現する」です。先ほどの「悩んでいる人に対して相手がアドバイスを受け止めやすいように自分の経験談を通じて助言をすることが得意」は、単に自分が得意だと思っているだけかもしれませんよね。周りからは気遣いがない人だと評価されているかもしれません（必死な自己アピールをしてしまう人だけにその可能性もあります）。客観性を担保するためには、たとえば他人から気遣いがあると言われた経験がある、それが複数人である、などの情報を付加します。たとえば、「仲の良い同僚や友人から過去に３～４回、気遣いができる、アドバイスが押しつけがましくなくて良いと言われたことがあります。他人に相談されたときに、自分なりに意識していることは、自分自身の似たような経験談をしながら、自分の教訓を伝えることです」という文章になっていれば、気遣いができる魅力的な人だと伝わりますね。書き手と読み手の間で共通認識をつくるためには、１つの要素で完結させるのではなく、客観性を担保しながら情報を付加して「パッケージ」を創りあげるのです。

繰り返しになりますが、広報における文章力とは、文章作成上のテクニックだけでは足りません。アタマの中のことは、言葉にしない限り誰にも伝わりません。会社や商品の魅力を伝えるためには、広報担当者が考え抜いて書き言葉に翻訳しなければいけません。受信段階で捉えた情報価値を、相手に伝わるように加工することが広報担当者の大事な役割です。

経験則で言えば、広報のうまい・へたは、広報担当者がこの翻訳作業に向き合っているかどうかに集約されます。広報がうまくない会社は、広報担当者がこの翻訳作業を避けているか、外部に丸投げしている場合が多いです。あなたの会社の魅力（アタマの中のこと）は、自分たちで書き言葉にするしかありません。ぜひチャレンジしてみてください。

広報スキルアップ誌上講座【第3回】文章力②

広報で必要な文章力～受信段階

広報の仕事は、会社や商品の魅力を社内外に発信することです。文章力は必須のスキル。前回ご紹介したように、広報で必要な文章力は、「文章の表現技法」だけを指すものではありません（図）。広報では文章表現の前段として「受信」がとても大切です。

　報道対応であれば、ネタは、主管部が持ち込んで来ることが多いでしょう。広報担当者は、主管部の求めるままに対外発信するのではなく、どこに特徴があるのかを見極めなければいけません。社会や記者にとって価値のある情報なのか、客観的に判断できなければいけません。自社にとっての価値判断では「ひとりよがり」になってしまいます。社内報やＨＰコンテンツでも同じ。社内報で言えば本当に社員にとって情報価値があるのか。ＨＰコンテンツで言えばユーザーにとって価値があるのか。広報では、常にこのような「ネタの判断」を行っているはずです。

　ネタの判断のポイントは客観性です。広報担当者は、文章を書くために、とにかく主観を排して受信することが大切です。

客観的事実の受信力向上法

　受信の段階で主観を排して、客観的事実を「とらえる」スキルの磨き方として、オススメの方法をご紹介します。

新聞記事の事実に線を引く

　広報担当者が毎日読む新聞は、教材として最適です。毎日のルーティンの中でスキルアップができるなら、おトクですよね。毎日の積み重ねがスキルアップにつながります。

　そもそもマスメディアは客観的事実を社会に伝える役割を担っています。だからこそ、事実を「掴む」訓練をするにはちょうどよい。では、新聞を教材として活用する方法をご紹介しましょう。

　新聞記事は、よく読むと客観的事実だけで成り立っているわけではありません。新聞社としての問題意識が混在していたり、記者が主張したいことを専門家のコメントによって代替的に伝えたりしていることがあります。

　実際に、これを読んでいただいている日の朝刊１面のアタマ記事に目を通してみてください。記事を読みながら、客観的事実だけを抜き出し、そこに線を引いてみましょう。

　たとえば、記事に「〇〇の問題に対して、官房長官は〇日夕方、記者団に『今後、対応を検討したい』と話した」という一文があったとします。この場合、線を引く対象（客観的事実）は「官房長官は〇日夕方、記者団に『今後、対応を検討したい』と話した」です。前段に「〇〇の問題に対して」がありますが、官房長官が本当にその問題に対して「今後、検討したい」と話したのか、読み手は判断できません。

　この記事が、「官房長官は〇日夕方、記者団に『〇〇の問題に関しては、今後、対応を検討したい』と話した」となっていた場合は、カギ括弧の中はすべて客観的事実と言えます。

　ぜひ、毎日、１面のアタマ記事を対象に、客観的事実だけに線を引くトレーニングをしてみてください。人の話を聞く、文章を読むなど情報を受信する際に、主観を排することができるようになります。

なぜ１面アタマなのかを考える

　もう一つ、受信力アップのトレーニング方法をご紹介しましょう。こちらも「新聞の１面アタマ記事」を活用します。

　既述のとおり、広報の仕事では常に情報価値を判断します。受信の段階で情報の価値判断ができなければ、良質なアウトプットに繋がりません。１面のアタマ記事は、新聞社がもっともニュースバリューがあると判断した情報です。読者の属性や政治・経済・国際など分野を問わず、もっとも価値がある情報が載っています。その価値を考えるトレーニングをしましょう。

　先ほど客観的事実に線を引いていただいた１面のアタマ記事を、もう一度手にとってみてください。その記事は、「なぜ１面アタマ記事なのか？」を考えてみましょう。

　たとえば、自動車メーカーと通信会社の２社が業務提携する話が１面アタマ記事だったとしましょう。この場合、以下のような理由が考えられます。

大手の２社が提携したこと自体に情報価値がある
提携の内容が業界の垣根や収益構造を変える可能性がある
収益構造が変わる場合、下請けなどにも幅広く影響が出て、国内の産業全体に変化を与える可能性がある
国の経済政策や研究開発の方向性と合致している

　１面アタマ記事が事故や自然災害だった場合も理由として様々なことが考えられるはずです。人的被害が多いからなのか、世の中全体に対策の必要性を喚起する必要があるからなのか。このように分析的に情報に接する作業を繰り返すと、客観性を養うことができます。

　ぜひ、広報担当者の皆さんは、１面アタマ記事を使い、「客観的事実に線を引くこと」と「掲載理由を考えること」の２つを、毎日、繰り返してください。「文章力」の基盤となる受信力を磨くことができます。

広報スキルアップ誌上講座【第2回】文章力①

文章力は、ビジネスパーソンの基盤となるスキルです。広報の仕事では、とくに文章力が必要です。今号から複数回に分けた文章力の「誌上講座」で強化を図りましょう。

広報の仕事で文章を作成する機会

みなさんは「広報」というと、どのような文章を作成するイメージが浮かぶでしょうか。おそらく、社内・社外への情報発信ツールの作成にあたり、興味を引いたり、魅力が伝わるようにしたりする文章作成を思い浮かべるのではないかと思います。

右記のような広報ツール作成時の文章作成を含めて、広報における文章作成は大きく３つの機会があります。

①広報ツール作成時の文章作成

②社内外の人との連絡・調整時の文章作成

③取材等の記録を速やかに社内共有する文章作成

「①」は、いわば「広報専門スキル」と言えるでしょう。プレスリリースの作成、社内報の記事作成、会社案内、ホームページ、ＳＮＳなどのライティングなど、広報の仕事は文章作成の機会が多いです。

一方、「②」や「③」は、必ずしも広報に限ったものではなく「汎用スキル」ですがこの２つはとても大切です。

広報の仕事は、外から見ると華やかなイメージがありますが、実際は地味。根回しや調整ばかりです。社内報作成で言えば、社内の人に原稿執筆を依頼する。報道対応で言えば、記者の取材依頼を踏まえて、社内の主管部に協力依頼をする。かつては電話が連絡手段の中心でしたが、メールによる連絡が多くなっています。相手に何をして欲しいのかを明確にし、相手を動かす・協力を得るための文章を書く機会が頻繁にあります。

「③」については、記者会見や取材対応が多い広報組織では頻度が多いでしょう。会見や取材の説明内容・質問をメモにして、迅速に社内の関係各所に共有します。一言一句を拾う速記ではなく、やりとりの中から枝葉の説明を除外して「幹」のメモをつくり、速やかに情報共有することが求められます。

どのような「文章力」が必要か

一般的に「文章力」というと、表現方法や書き方を想起することでしょう。たとえば一文を短くする、助詞に気をつける、興味を惹きつけるキャッチをつくる等です。「①」「②」「③」は目的が異なるので、求められる表現方法や書き方が異なります。「②」で例を挙げれば、社内報の企画として社員に寄稿を依頼する場合、その人にお願いをした理由・背景や読者にとって価値ある情報になることなどを書くと円滑に進みます。このように、文章力という言葉から連想しやすいのは、「アウトプット」段階のテクニックです。こうしたテクニックの習得は大事ですが、テクニックを学ぶだけでは、広報の仕事で文章を「書ける」ようにはなりません。

プレスリリースを例にしてみましょう。例えば、プレスリリースのリード文の書き方や箇条書きが良い等のテクニックを学んだとします。ところが、そもそもネタを客観的にとらえ、どこにニュースバリューがあるのかを認識できなければ、プレスリリースを書けません。書こう・書きたいと思っても、物理的に「固まってしまう」ことでしょう。仮に、自分の頭の中で「ニュースバリューはこれだ」と認識できたとしても、相手である記者にニュースバリューが伝わらなければ「書ける」とは言えません。データや時流などの要素を加えたり、競合の情報を付与したりすることもあるでしょう。プレスリリース（①）を例にしましたが、②や③でも同様です。広報で文章を書く際には、文章を書くテクニックとは別の要素が不可欠なのです。（文章を書くテクニックについても次号以降で扱いますので、安心してください）

広報の仕事で文章を書くために

そもそも文章とは、伝わることが必須要件です。ここで言う「伝わる」とは、読み手が頭の中で何らかのことをイメージできるかどうか。プレスリリースで言えば記者が「記事を書けそうだ」と思い浮かばなければ意味がないものになってしまいます。広告やチラシ等であれば、読み手が買ったら楽しそう・便利に使えそう・かわいくなれそうなどのイメージが生まれるか。取材メモであれば取材時のやりとりの様子が浮かぶか。広報では、こうした文章の質が求められます。

記者・広報実務・広報支援の３つの立場を経験した私なりに、広報の「文章力」を図に整理しました。広報における「文章力」はアウトプット段階の表現技法を指すものだけではないと考えた方がよいでしょう。

そもそも情報を受信する「インプット」の段階があります。先ほどのプレスリリースの例で言えば、自社目線という主観を排してネタを社会目線から客観的に認識し、特徴がどこにあるのかを捉えることが必要です。受信した情報は自分の頭の中にしかないので、書き言葉にしたり情報要素を付加したり、相手がイメージできるように翻訳する作業が必要になります（これがスループット）。最後に、文章表現や書き方のテクニック。ここで初めてリード文の書き方や箇条書きが良いといったテクニックに価値が生まれるのです。

次号以降で、段階別のスキルアップ法や、アウトプットの段階でのテクニックをご紹介します。